Vergaderen
De belangrijkste mensen binnen de vergadering
De voorzitter
De voorzitter leidt de vergadering, mag zich niet opdringen en moet chaos vermijden. Hij zorgt, in samenspraak met de secretaresse, voor de materiële voorzieningen.
De voorzitter moet vooraf nadenken over:
- het nut/oorzaak
- het doel van de vergadering
- de soort vergadering
- de inhoudelijke voorbereiding
- de persoonlijke voorbereiding
De voorzitter moet de vergadering:
- openen
- bewaken
- sturen waar nodig is
- samenvatten
- evalueren
- sluiten
Eigenschappen van een goede voorzitter
- persoonlijkheid uitstralen
- gezag hebben
- stipt zijn
- begrip en empathie hebben voor anderen
- aanvoelen wat andere bedoelen
- onpartijdig zijn
- tact hebben
- gevoel voor humor bezitten
- intelligent zijn
- kunnen omgaan met de verschillende types
- kunnen spreken en luisteren
De verschillende typetjes zijn:
- de betweter
- de negatieve
- de omslachtige
- de stokpaardberijder
- de toegever
- de hooghartige
- de prater
- de zwijger
- de clown
- de zogenaamde tweede voorzitter
De secretaresse
Het voorbereidend werk
Belangrijk vast te leggen punten:
- tijdstip
- plaats
- duur
De uitnodiging of convocatie:
- tijdig verzenden
- de uitnodigingsbrief
Bijzondere werkzaamheden:
- de map
-schikking of accommodatie
- bij grote vergaderingen
- Het menu van de zakenlunch
- Andere praktische tips
Verslag
Het verslag is zeer belangrijk. Dit is een korte samenvatting van het besproken, meestal opgesteld door de secretaresse/ secretaris
De Deelnemers
Niet enkel de voorzitter en de secretaris/secretaresse hebben hun verantwoordelijkheid maar ook de deelnemers. Deze 3 partijen zorgen ervoor of de vergadering uiteindelijk geslaagd is of niet.
Taken van de deelnemers:
- goed voorbereid zijn
- maak korte tussenkomsten
- gebruik eenvoudige taal
- respecteer de rol van de voorzitter de visie van de anderen
- houd je aan de vergaderingsprocedure
- werk probleemgericht, niet persoonsgericht
- engageer je t.o.v. de afspraken
- een beetje humor doet deugd
- uw visie is niet de visie