Vergaderen
Meer over vergaderen
Soorten vergaderingen
- besloten: alleen de mensen die een uitnodiging hebben ontvangen
- openbare: vrije toegang
- staf: beperkt tot de directie en afdelingsverantwoordelijken
- analytische: de problemen voorop en analyseren
- brainstorming: nieuwe ideeën of oplossingen
- briefing: korte vergadering
Verloop van vergadering
Conceptualiserende fase
De aard en de omvang van het probleem.
Inzicht proberen krijgen van het probleem.
Probleemafbakening en aanzet tot oplossing.
De voorzitter moet:
- probleem afbakenen
- duidelijk stellen wat hij/zij wil bereiken
- tijdsplanning hebben
- aandacht hebben voor de deelnemers
Commentariërende fase
Commentaar van de deelnemers is belangrijk. Relevante oplossingen op tafel komen, bruikbare informatie verzamelen en diverse standpunten worden afgewogen. Klemtoon ligt op discussie en argumenteren.
De voorzitter moet:
- een criteria bepalen om een oplossing te aanvaarden
- de voorstellen hetzelfde beoordelen
- beginnen met een oplossing die het meeste steun heeft
- discussie regelmatig samenvatten
Commentariërende fase
Uiteindelijke beslissing
Voorzitter moet:
- welke besluitvorming
- kort besluit en precies formuleren
- besluit schriftelijk vastleggen
- geen besluit?
- knelpunt analyseren en teruggrijpen naar vorige fasen
Verschillende manier besluit
- éénmansbesluit
- democratisch besluit
- meerderheidsbesluit
- besluit met recht op veto
- compromis
Taakuitvoerende fase
Er worden concrete afspraken gemakt over de consequenties van de besluitvorming en de uitvoering van de taken.
De voorzitter moet:
- vastleggen hoe de opvolging en evaluatie gaat lopen
Opvolging
Vrijblijvend tegengaan
Vergadertechnieken
Geslaagde vergadering moeten volgende voorwaarden vervuld zijn bij de deelnemers
- motivatie: vergaderingen mislukken als de deelnemers er zijn 'omdat ze niet anders kunnen
- deskundigheid: kennis en inzicht
- vaardigheid
- alle deelnemers moeten aan het woord komen en de beschikbare tijd moet eerlijk verdeeld worden
- bereid zijn om iets te doen --> samenwerken
Technieken die kunnen helpen bij het leiden en deelnemen aan vergaderingen zijn:
- hanteren van een rondvraag
- brainstormen
- prioriteiten stellen en toelichten werkt verhelderend
- pro en contra-analyse uitvoeren
- vraagtechniek beheersen
- efficiënte luisteren en spreken